2020. július 1-től minden olyan cég, társas vagy egyéni vállalkozás, adószámmal rendelkező magánszemély, valamint alapítvány és egyesület, aki számláz legalább egy másik belföldi adószámmal rendelkező adóalanynak köteles lesz közvetlenül adatot szolgáltatni a kiállított számláiról a NAV-nak. Alapvetően kétféle megoldás között választhatunk. Vagy minden számlaadatot egyesével beírunk a megfelelő mezőbe az online felületen, vagy egy olyan számlázóprogramot használunk, amely be van kötve a NAV-hoz.

Minden számlát online kell elküldeni

Az kötelező adatszolgáltatás keretében július 1-től minden, nem magánszemélynek illetve külföldinek kiállított számlát be kell küldeni a NAV online számla rendszeren keresztül. A számlákat elektronikusan kell kiállítani és összekötni a számlázó programot a NAV rendszerével, vagy be kell vinni a kézzel kiállított számlák adatait. Aki elmulasztja az online adatszolgáltatást, magánemberként 200 ezer forint, cégként 500 ezer forint bírsággal sújtható minden egyes be nem küldött számla után. Az elmulasztott számlaküldés miatti bírságolásra elviekben 2020. végéig moratóriumot hirdetett a NAV, de a rendszerben kötelező a július 1-i határidőig regisztrálni.

A Bank360.hu kérdésére Stygár László, a Számlázz.hu szolgáltatásfejlesztési vezetője elmondta: 
 

„A tavaszi kutatásunkból kiderült, hogy a kkv-k 80, az egyéni vállalkozóknak pedig 58 százaléka tud arról, hogy július 1-től minden számlát továbbítani kell a NAV felé. Mindemellett sokan azt gondolják, a változásokkal a kézi számlatömb használatának lehetősége megszűnik, pedig ez nem igaz: a számlatömb használata nem lesz tiltott, egyszerűen csak nem érdemes a továbbiakban kézzel írni a bizonylatokat. Ez dupla munkát jelentene a vállalkozóknak: hiszen este, otthon, a számítógép előtt ülve egyébként is be kellene pötyögnie az adatokat a NAV Online Számla rendszerébe. Ehelyett érdemes NAV-álló online számlázót választani, mint a Számlázz.hu, amellyel rögtön online állítja ki a számlát, majd az adatszolgáltatás teljesen automatikus és ingyenes. A vállalkozások kétharmadának egyébként még mindig van számlatömbje, de 35% használ online számlázót, és közülük 54% számláz kizárólag online. Sokan azért ragaszkodnak még a kézi számlatömbhöz, mert ügyfeleiknél vagy kitelepüléseken számláznak, és nem tudják, hogy már létezik olyan mobilapplikáció, amelyről 1-2 perc alatt kiállítható a bizonylat. Ha mindenképp szükséges nyomtatni, akkor pedig megoldás az alkalmazással összeköthető mobilnyomtató, amit szintén tudunk ajánlani ügyfeleinknek.”

Akadálya lehet az állami támogatású hitelek igénylésének

A köztartozás-mentesség feltétele több állami támogatású vállalkozói hitel, például az NHP Hajrá és a Széchenyi hitel igénylésének. Fontos tudni, hogy ha az adatszolgáltatás elmulasztása miatt megbüntetnek, és nem fizetjük be a bírságot, a be nem fizetett NAV bírság köztartozásnak minősül. Erről az államháztartásról szóló törvény (Áht.) 42. § (3) rendelkezik:

"a jogerősen, illetve véglegesen kiszabott és meg nem fizetett bírság, valamint a meg nem fizetett bírság miatt jogerősen vagy véglegesen kiszabott és meg nem fizetett késedelmi pótlék köztartozásnak minősül".

NAV online számla rendszer regisztráció

A regisztrációs folyamat hosszadalmas és bonyolult a szigorú adatvédelmi és törvényi szabályozás miatt, mi azonban segítünk eligazodni.

1. Indítsd el a regisztrációt a NAV Online Számla rendszerben
2. Válaszd ki az  "Adatszolgáltatásra Kötelezett Adózói Regisztráció" szolgáltatást
3. Jelentkezz be az ügyfélkapun! Ha nincs még ügyfélkapu regisztrációd, akkor a folyamatot ezzel a lépéssel kell kezdened.
4. A belépés után add meg az adóazonosító jeled és kattints az ellenőrzésre.
5. Add meg a jövőbeni felhasználóneved.
6. Válaszd ki a regisztráció típusát: gazdálkodó szervezet vagy egyéni vállalkozó.
7. Add meg a részletes adatokat.
8. Jelentkezz be a NAV-os felhasználóneveddel és jelszavaddal!
   
   Ezzel már használhatnád is a NAV online számla rendszerét, viszont minden számlát kézzel kellene felvinned.
    
9. A számlázószoftverekkel és az online számlázórendszerekkel, például a szamlazz.hu-val való összekötéshez további lépésekre van szükség.
10. Válaszd ki a “Felhasználók” menüpontot
11. Kattints az “Új felhasználó" gombra
12. Kattints a “Technikai felhasználó" gombra
13. Megerősítésként add meg a NAV-os jelszavad
14. Pipáld ki a "számlák kezelése" és a "számlák lekérdezése" négyzetet
15. Kattints a "kulcsgenerálás" gombra
16. A rendszer kétféle kulcsot generáló, ezekkel azonosítanak majd téged a számlázóprogramok és a NAV közötti kommunikációban.
    •  egy XML aláírókulcsot
    • egy cserekulcsot
17. A számlázószoftver vagy online számlázóprogram megfelelő mezőibe írd be a kulcsokat.
18. Kész. 

Kötelező elküldeni a számlaadatokat 

A 100 ezer forint áfa tartalom feletti összegről szóló számlákat már eddig is be kellett online küldeni a NAV-hoz. 2020. július 1. után azonban összegtől és áfatartalomtól függetlenül minden belföldi adószámmal rendelkező adóalanynak kiállított számla teljes adattartalmát el kell küldeni az online rendszerben a NAV-nak. Ezt akkor is meg kell tenni, ha valaki alanyi adómentes (katás). Ez több százezer adóalanyt érint. Gyakorlatilag mindenkinek, aki nem kizárólag magánszemélyeknek vagy külföldieknek számláz, 2020. július 1-ig regisztrálni kell a rendszerben, és online be kell küldenie minden kiállított számlát.

2021. január 1. után viszont minden számlát el kell küldeni a rendszerben a NAV-nak, ideértve a magyar magánszemélyek és a külföldiek számára kiállítottakat is. Tehát jövő év elejétől fogva kivétel nélkül minden kiállított számla teljes adattartalmát el kell küldeni a NAV-nak.

Hogyan lehet elküldeni a számlaadatokat?

Kézi számlakiállításnál (a számlatömbbe kézzel írt számlák esetében) a NAV következő határidőket állapított meg az online rendszerbe való rögzítéshez:

• 4 nap, ha 500 ezer forint áfatartalom alatti a számla 
• 1 nap, ha 500 ezer forint áfatartalom feletti a számla

Ebben az esetben minden egyes számla adatait kézzel kell bevinni a rendszerbe, ez hosszadalmas feladat. 

NAV online számlázó applikáció

A NAV online számla weboldal biztosít egy online számlázó applikációt, mely az “online számlázó” gomb megnyomásával érhető el. Itt meg kell adnunk a technikai felhasználó adatait, és a későbbiekben az online rendszeren keresztül lehet számláznunk, így nem kell még egyszer beírni a kézzel kiállított számla adatait az online számla weboldalon.

Bekötés a NAV rendszerbe

A NAV kiköti, hogy a bejelentés azonnal, a számlakiállítás pillanatában megtörténjen akkor, ha valaki számlázó rendszert használ. Ehhez a fenti leírt módon be kell kötni a rendszert a NAV-hoz.

Jó megoldás, ha egy online számlázóprogramot, például a szamlazz.hu-t használunk. Itt egyértelműen jelzi a weboldal, mi a teendőnk, hova kell beírni a technikai felhasználó adatait. A sikeres összekötés után kapunk egy zöld pipát, és onnantól fogva mindent automatikusan bekerül a NAV felé a rendszer be, nekünk nem kell fáradozni semmivel.

A legtöbb hagyományos, papírra nyomtató számlázóprogramot szintén be lehet kötni a NAV rendszerébe a technikai felhasználó adatainak megadásával, ehhez mindenképpen érdemes felvenni a kapcsolatot a szoftver üzemeltetőjével vagy fejlesztőjével.